- Kundenbesuche
- Teilnahme an Fachmessen oder Kongressen
- Besuch von Geschäftspartnern oder Lieferanten
- Fortbildungen und Seminare
Abzugsfähige Reisekosten
Folgende Kosten können bei betrieblich veranlassten Reisen steuerlich geltend gemacht werden:
- Fahrtkosten: Kosten für Flüge, Bahnfahrten oder die Nutzung des eigenen PKW (Kilometerpauschale/tatsächliche km-Kosten nach geeigneten Aufzeichnungen)
- Übernachtungskosten: Hotelkosten in voller Höhe
- Verpflegungsmehraufwand: Pauschbeträge je nach Dauer der Abwesenheit (Achtung: Im Ausland gelten höhere Pauschalsätze je nach Land)
- Reisenebenkosten: z.B. Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung
Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug
Damit Reisekosten steuerlich anerkannt werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Reise muss außerhalb der ersten Betriebsstätte stattfinden.
- Es muss ein klarer betrieblicher Anlass vorliegen.
- Die Reisedauer darf in der Regel nicht länger als drei Monate betragen.
- Die Kosten müssen angemessen und notwendig sein.
Gemischt veranlasste Reisen (privat/betrieblich)
Bei Reisen, die sowohl private als auch geschäftliche Komponenten beinhalten, ist es wichtig, die Kosten sorgfältig aufzuteilen, um den betrieblichen Anteil als Betriebsausgaben geltend machen zu können. Hier sind die wichtigsten Punkte zu beachten:
Aufteilung der Reisekosten
Wenn eine Reise sowohl private als auch geschäftliche Zwecke erfüllt, müssen die Kosten entsprechend aufgeteilt werden:
- Nur der betrieblich veranlasste Teil der Reisekosten kann als Betriebsausgabe abgezogen werden.
- Die Aufteilung muss nach objektiven Maßstäben erfolgen, beispielsweise nach der Anzahl der Tage oder dem zeitlichen Anteil der geschäftlichen Aktivitäten.
Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung
Um den geschäftlichen Teil der Reisekosten absetzen zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Die Reise muss einen eindeutigen betrieblichen Anlass haben.
- Die Kosten müssen angemessen und notwendig sein.
- Es muss eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Aktivitäten vorliegen.
Dokumentation und Nachweise
Eine sorgfältige Dokumentation ist entscheidend:
- Führen Sie ein detailliertes Reisetagebuch mit Angaben zu geschäftlichen Aktivitäten.
- Bewahren Sie alle relevanten Belege auf (Hotelrechnungen, Fahrkarten, etc.).
- Notieren Sie die genauen Zeiten und Zwecke der geschäftlichen Termine.
- Sichern Sie die Korrespondenz mit dem Geschäftspartner zu Terminvereinbarung und -ort.
Besonderheiten bei Fernarbeit
Wenn während einer privaten Reise aus der Ferne gearbeitet werden muss:
- Dokumentieren Sie die Arbeitszeiten und -tätigkeiten genau.
- Kosten für Internetnutzung oder Arbeitsmaterialien können anteilig abgesetzt werden.
- Beachten Sie, dass die reine Möglichkeit zur Fernarbeit noch keine betriebliche Veranlassung darstellt.
Nur wenn außergewöhnliche Umstände die Arbeit während eines genehmigten Urlaubs unumgänglich machen, können z. B. die Übernachtungskosten anteilig steuerlich geltend gemacht werden. Dies sollte ebenfalls gut dokumentiert werden (z. B. Dringlichkeit durch Kunde/Auftraggeber).
Bei einem geplanten Arbeiten aus dem Ausland ohne genauen betrieblichen Anlass der Reise (z. B. „Workation“) wird ein Betriebsausgabenabzug durch die Finanzverwaltung in der Regel versagt.
Fazit
Die (anteilige) Berücksichtigung von Reisekosten als Betriebsausgaben bei betrieblichen Reisen oder gemischten Reisen ist möglich, erfordert aber eine sorgfältige Planung und Dokumentation. Es ist ratsam, im Vorfeld der Reise festzulegen, welche Aktivitäten geschäftlich und welche privat sind. Zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung sollte immer eine entsprechende Dokumentation geführt werden und im Zweifel entsprechende Nachweise (z. B. E-Mail-Verkehr zu Terminvereinbarungen mit Geschäftspartnern) gesichert werden.Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern als fachlicher Sparringspartner zur Verfügung.
Beste Grüße von den
#Steuerknaben
