der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Beschluss vom 30.04.2025 (XI R 15/23) klargestellt:
Das Finanzamt darf im Rahmen einer Betriebsprüfung die Vorlage steuerlich relevanter E-Mails verlangen. Damit sind E-Mails endgültig als aufbewahrungspflichtige Unterlagen anerkannt, sofern ihr Inhalt rechnungslegungs- oder steuerrelevant ist.
Was bedeutet das für Euch?
- E-Mails können Handels- oder Geschäftsbriefe sein (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO) oder sogar Unterlagen zur Verrechnungspreisdokumentation (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO).
- Die Finanzverwaltung darf alle steuerlich relevanten E-Mails anfordern – auch „en bloc“, ohne vorherige Eingrenzung durch Suchbegriffe oder Zeiträume.
- Fehlende oder nicht vorgelegte E-Mails können dazu führen, dass die Buchführung als nicht ordnungsgemäß gilt. Folge: Das Finanzamt darf schätzen – mit erheblichen finanziellen Risiken.
GoBD-konforme Archivierung ist Pflicht
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben vor:
- Unveränderbare Archivierung: E-Mails müssen vollständig, originalgetreu und manipulationssicher gespeichert werden.
- Fristen beachten:
- 6 Jahre für Geschäftsbriefe
- 10 Jahre für Buchungsbelege und Jahresabschlussunterlagen
- IT-gestützte Prozesse: Eine einfache Ablage im E-Mail-Postfach reicht nicht aus. Es braucht ein revisionssicheres Archivierungssystem.
Praktische Empfehlungen
- Identifiziert steuerlich relevante E-Mails (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Stornierungen).
- Implementiert ein GoBD-konformes Archivierungssystem, das Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellt.
- Dokumentiert Eure Prozesse für die Betriebsprüfung.
- Weist unzulässige Anforderungen zurück: Ein Gesamtjournal aller E-Mails muss nicht vorgelegt werden.
Warum jetzt handeln?
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 (Empfangspflicht, Versandpflicht spätestens ab 01.01.2028) steigt die Bedeutung einer sauberen digitalen Archivierung weiter. Wer die Vorgaben ignoriert, riskiert nicht nur Schätzungen, sondern auch Bußgelder und Nachzahlungen.
Unsere Unterstützung für Euch
Gerne beraten wir Euch individuell zu dem Thema.
Die rechtssichere Umsetzung erfordert jedoch fachkundige Begleitung. Vereinbart gerne einen persönlichen Beratungstermin unter über den Button „Termin buchen“, bei dem wir Eure individuelle Situation analysieren und einen maßgeschneiderten Gestaltungsvorschlag erarbeiten. Wir stehen gern als steuerlicher Sparringspartner zur Verfügung.
Beste steueroptimierte Grüße von den
#Steuerknaben
